Mit der Veranstaltungsart "Versammlung" haben Sie die Möglichkeit, Tagesordnungspunkte anzulegen.
Setzen Sie in der Veranstaltung im Register "Details" die "Veranstaltungsart = [x] Versammlung".
In den Veranstaltungsdetails gibt es dann den Button "Tagesordnungspunkte".
Der Versammlungsleiter (=Kontakt in der Veranstaltung) kann darin die Versammlung vorbereiten:
- Tagesordnungspunkte anlegen
- Pro Tagesordnungspunkt optional eine Abstimmung anlegen
- Pro Tagesordnungspunkt optional auf eine Aufgabe verweisen. In der Aufgabe ist dann eine Liste der verweisenden Versammlungen zu sehen.
Während der Versammlung kann der Versammlungsleiter:
- einen Tagesordnungspunkt "als aktuellen TOP setzen". Dieser wird dann bei allen Teilnehmern grau hinterlegt.
- beim aktuellen Tagesordnungspunkt die Abstimmung aktivieren.
- Protokollnotizen verfassen
- Beschlüsse verfassen
Die Teilnehmer können Sie Versammlung verfolgen und bei aktivierten Abstimmungen abstimmen.
Wann ein Teilnehmer die Agenda sehen kann legt diese Option fest: "Administration/Optionen/Veranstaltungen/Details/Versammlungen/Sichtbarkeit":
- Teilnehmer nur wenn angemeldet und anwesend (ab dem Tag der Versammlung)
- Teilnehmer nur wenn angemeldet
- Teilnehmer wenn Anmeldung möglich (bis zum Tag vor der Versammlung
Hier die Möglichkeiten des Versammlungsleiters:
zurück | wechselt zurück zu den Veranstalungsdetails |
Schließen | Schließe das Fenster |
Aktualisieren | Aktualisiert den Seiteninhalt |
Tagesordnungspunkt hinzufügen | Nur für Admin der Veranstaltung erlaubt (Rollerecht Veranstaltungen=Vollzugriff und Kontakt der Veranstaltung) Legt einen neuen Tagesordnungspunkt an |
Protokoll per Mail versenden | |
Protokoll in Datenablage ablegen | |
Logbuch Eintritte/Austritte | |
| Nur für Admin der Veranstaltung erlaubt (Rollerecht Veranstaltungen=Vollzugriff und Kontakt der Veranstaltung) Erstellt das Protokoll-PDF der Versammlung bzw. ermöglicht den direkten Versand per Mail bzw. Ablage in der Dateiablage.Das "Logbuch Eintritte/Austritte" zeigt alle Eintritte/Austritte während der Versammlung (sowie "anwesend"-Markierungen zum Zeitpunkt des Versammlungsstarts.. |
Mail mit Agenda versenden | |
In allen Versammlungen suchen | |
Versammlung unveränderbar abschließen | |
Folge-Versammlung anlegen | |
Übersicht über alle Versammlungen | |
| Nur für Admin der Veranstaltung erlaubt (Rollerecht Veranstaltungen=Vollzugriff und Kontakt der Veranstaltung)
- Ermöglicht es, eine Mail mit der Agenda zu versenden
- Ermöglicht eine Suche in allen Versammlungen, inkl. im Protokoll und in den Beschlüssen.
- Schließt die Versammlung, es sind keine Änderungen mehr möglich.
- Ermöglicht es, eine Folge-Versammlung anzulegen/zuzuordnen und Tagesordnungspunkte zu kopieren.
- Öffnet Veranstaltungen/Statistiken/Versammlungen
|
[als aktuellen TOP setzen] | Aktiviert den Tagesordnungspunkt. Alle Teilnehmer sehen diesen als markiert. |
[Abstimmung hinzufügen] | Legt in diesem Tagesordnungspunkt eine Abstimmung an |
[Abstimmung aktivieren] | Aktiviert die Abstimmung. Während der Abstimmung wird die Anzahl der Abstimmungen dem Admin angezeigt. Nach der ersten Abstimmung ist die Abstimmung nicht mehr änderbar und der Tagesordnungspunkt nicht mehr löschbar. |
| Löscht den Tagesordnungspunkt |
| Öffnet den Tagesordnungspunkt zum Bearbeiten, siehe nachfolgend. Dies kann nur der Admin oder der im TOP definierte "Verantwortliche für diesen TOP". In jedem TOP ist im "Logbuch" dokumentiert, wann der TOP aktiviert/deaktiviert wurde, Abstimmungen gestartet/gestoppt wurden, wieviele abstimmungsberechtigte Mitglieder anwesend waren. |
| Fügt einen Unter-Tagesordnungspunkt hinzu |
Drag&Drop | Tagesordnungspunkte der oberen Ebene können per Drag&Drop verschoben werden (an Tagen, die nicht der Versammlungstag sind) |
Tagesordnungspunkt anlegen/bearbeiten:
Register "Hauptdaten" |
Titel | Der Titel Tagesordnungspunkts |
Beschreibung | Die ausführliche Beschreibung des Tagesordnungspunkts |
Register "Details" |
Dokumente | Sie können zum TOP eine beliebige Menge an Dokumenten anhängen |
Verantworlich für diesen TOP | Verantwortliches Mitglied. Dieses kann den TOP im Vorfeld auch pflegen. |
Position | Die Reihenfolge-Position des TOP |
Status | Der Haken bei "nicht abgeschlossen (wird in für Folge-Versammlung vorgeschlagen)" wählt diesen Tagesordnungspunkt bei "Folge-Versammlung anlegen" aus. |
Ebene | "Oberste Ebene" oder "Unterpunkt von: ..." |
Zuordnung Aufgabe | Ermöglicht es, auf eine Aufgabe aus einem Projekt / einer Veranstaltung zu verweisen. |
Projekte im Aufgaben-Modul öffnen | Öffnet die Projektliste. Darin können Sie ein Projekt auswählen (ggf. auch neue anlegen, siehe "Projekte verwalten") und darin die Aufgaben verwalten (ggf. auch neue anlegen, siehe "Aufgaben verwalten") |
Liste der Aufgaben im Feld zuvor aktualisieren | Nach Neuanlage einer Aufgabe können Sie hiermit die Auswahlliste des Feldes "Zuordnung Aufgabe" neu laden. |
Register "Protokoll" |
Protokoll-Notiz | Ermöglicht es, Protokoll-Notizen zu hinterlegen. Über den Button "Protokoll" in der Versammlung können Sie ein PDF mit allen Details inkl. Protokoll-Notizen erstellen. |
Register "Beschlüsse" |
Beschlüsse | Ermöglicht es, Beschlüsse zu hinterlegen. Über die Suche in allen TOPs und auch unter Veranstaltungen/Statistiken/Versammlungen finden Sie alle Beschlüsse. |
Register "Logbuch" |
Speichern | Speichert die Eingaben aus allen Registern |
Abbrechen | Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern |
Hier die Möglichkeiten der Teilnehmer:
zurück | wechselt zurück zu den Veranstalungsdetails |
Schließen | Schließe das Fenster |
Aktualisieren | Aktualisiert den Seiteninhalt |
Jetzt in Versammlung eintreten | Setzt den eigene Status auf "anwesend" |
Jetzt Versammlung verlassen | Setzt den eigene Status auf "nicht anwesend" |
Tagesordnungspunkt einreichen | Bis einen Tag vor der Versammlung: einen Tagesordnungspunkt vorschlagen. |
Unter Veranstaltungen/Statistiken/Versammlungen können Sie folgendes sehen:
- Liste aller Versammlungen
- Liste aller Abstimmungsergebnisse aller Versammlungen
- Liste aller Beschlüsse aller Versammlungen